13 съвета, които трябва да знаете за дистанционната работа

След март 2020 г. все повече хора започнаха да работят от вкъщи. Организациите и отделните хора нямаха време да се подготвят за работа от разстояние или да помислят за най-добрите начини за преминаване на екипите, процесите и културата към среда, която е само онлайн. Оттогава насам някои предприятия подобриха стратегиите си за дистанционна работа, а други настояха за хибриден подход, но общото мнение е, че дистанционната работа няма да изчезне скоро.

Всеки от нас се сблъсква с уникални предизвикателства, когато работи от разстояние, не само поради различните ни характери, но и поради различния ни начин на живот и вида на работата, която вършим. Въпреки това много от основните проблеми, с които се сблъскваме като работещи от разстояние, са сходни.

Всеки, който работи от разстояние трябва да определи къде и кога да работи и как да определи границите между работата и личния живот. Да не забравяме и за офис оборудването, кариерното развитие, възможностите за обучение и изграждането на взаимоотношения с колегите от разстояние.

Работата от разстояние, особено когато през по-голямата част от времето се работи от дома, означава да решите тези и други въпроси. Ето 20 съвета за водене на по-добър и по-продуктивен живот в работата от разстояние, основани на моя опит и на това, което съм научил през годините на писане за работата от разстояние.

1. Поддържайте редовно работно време… през по-голямата част от него

Определете си график и се придържайте към него… през повечето време. Ясните насоки за това кога да работите и кога да приключите помагат на много дистанционни работници да поддържат баланс между работата и личния живот.

Въпреки това, едно от най-добрите предимства на дистанционната работа е гъвкавостта, когато работата я позволява. Понякога се налага да удължите деня си или да започнете по-рано, за да се съобразите с часовата зона на някой друг. Когато това се случи, не забравяйте да приключите по-рано от обичайното или да поспите малко на следващата сутрин, за да компенсирате това.

Приложенията за автоматично проследяване на времето, като например RescueTime, ви позволяват да проверявате дали се придържате към графика си. Те могат също така да ви помогнат да разберете кои часове от деня са най-продуктивни и кога се бавите. Можете да използвате тази информация в своя полза, като защитите часовете, в които е най-вероятно да свършите трудна работа. Например, ако сте склонни да имате висока продуктивност между 9:30 и 11:30 ч., не планирайте срещи по това време.

2. Създаване на сутрешен режим

Да решите, че ще седнете на бюрото си и ще започнете работа в определен час е едно, но създаването на рутина, която да ви води към стола е друго.

Рутината може да бъде по-силна от часовника, за да ви помогне да започнете всеки ден. Какво от сутрешната ви рутина показва, че скоро ще започнете работа? Може да е приготвянето на чаша кафе, преди да се заемете със списъка със задачи. Може да е връщането вкъщи след джогинг или обличането. (Носенето на пижама е предимство на работата от вкъщи за някои, но лоша стратегия за други). Потърсете съществуващ навик, който имате, като например миенето на зъбите или прибирането от разходка на кучето, който може да ви послужи като сигнал. По този начин можете да добавите новия навик за започване на работния ден.

Казвам „сутрешен навик“, но не всеки, който работи от дома си, следва график от девет до пет. Вашата рутина може да е „стартиране“ по друго време на деня. Въпреки това потърсете съществуващ навик, който имате, и се опитайте да започнете работния си ден по него.

3. Определете основни правила за хората във вашето пространство

Установете основни правила с другите хора в дома ви или с тези, които споделят пространството ви, когато работите.

Например, ако имате деца, които учат вкъщи или се прибират от училище, докато вие все още работите, те се нуждаят от ясни правила за това какво могат и какво не могат да правят през това време.

Ако споделяте едно пространство с друг възрастен, който е вкъщи по същото време, може да се наложи да договорите тихо време, време за срещи и всяко общо оборудване, като бюра и столове. Простото знание, че друг човек има среща в определено време, ви помага да се подготвите да работите около него. Може да се наложи да вземете чифт чорапи от спалнята, преди друг човек да влезе там и да затвори вратата за среща.

4. Планирайте почивките си

Ако работите в организация, запознайте се с правилата за почивките и ги използвайте. Ако работите на свободна практика, осигурете си достатъчно време през деня, за да се отдалечите от екрана на компютъра и телефона. Изглежда, че един час за обяд и две 15-минутни почивки са стандарт за служителите на пълно работно време в САЩ. При работа с компютър и друга седяща работа е важно да ставате и да се движите, за да раздвижите кръвта си, поне веднъж на час. Също така е полезно редовно да откъсвате очи от екрана, дори ако това е микропочивка от 10 до 20 секунди.

5. Ползвайте почивките изцяло

Не се скъпете да прекъсвате почивките си, особено обедната почивка или почивката за хранене.

Съществуват приложения, като TimeOut за Mac и Smart Break за Windows, които ви позволяват да зададете график кога да се затваряте пред компютъра си. RescueTime също има функция за пауза, която ви позволява да определяте времето за 15-минутни и едночасови почивки. Нямате нужда от повече приложения в живота си? Задайте аларма или таймер на телефона си или следете времето със стандартен часовник. Без значение как следите почивките си, не забравяйте да ги ползвате изцяло. Например, ако планирате едночасова почивка и се върнете на бюрото си само след 40 минути, излезте за още 20.

6. Излизайте от вкъщи

Доколкото можете, излезте от вкъщи и раздвижете тялото си. Тялото ви се нуждае от кръвообращение. Освен това свежият въздух и естествената светлина ще ви се отразят добре. В идеалния случай излизайте навън поне за малко преди, по време и след работното си време.

Същият съвет важи с еднаква сила и за хората, които работят извън дома си. Излизайте от сградата поне веднъж дневно през работно време.

Ако обстоятелствата и условията ви позволяват, можете също така да посещавате кафенета, библиотеки и работни места, за да разчупите монотонността на пребиваването вкъщи. Това е чудесно, но наистина важното е да напуснете дома си, да подишате въздух и естествена светлина и да се движите.

Не е необходимо да ходите на претъпкани обществени места, за да се откъснете от самостоятелното си работно място. Разходете се. Почистете градината от плевели. Седнете на стълбите.

7. Не се притеснявайте да поискате това, от което се нуждаете

Ако работите в компания или организация, която подкрепя работата ви от дома, поискайте необходимото ви оборудване веднага щом започнете да работите от дома или в рамките на няколко дни, след като разберете, че имате нужда от нещо ново.

Изключително важно е отрано да създадете прецедент, че ще поискате това от което се нуждаете, за да вършите работата си удобно. Тези елементи могат да включват подходящ монитор, клавиатура, мишка, стол, бюро, принтер, софтуер и т.н. Организациите, които са свикнали с дистанционни служители, често разполагат с бюджет за оборудване за домашен офис. Попитайте какъв е той и колко често се подновява. Не е зле да попитате и дали има договор за заем или кой ще плати за връщането или изхвърлянето на остарялото оборудване. Някои отдалечени организации позволяват на служителите да си доведат консултант, който да се увери, че работните им места са настроени ергономично.

8. Поддържайте специално офис пространство

В един идеален свят отдалечените служители биха имали не само специален офис, но и два компютъра – един за работа и един за лична употреба. Това е по-сигурно за работодателя, а и ви позволява да извършвате всички свои NSFW дейности насаме.

Но не всеки има свободна стая, която да използва като офис в дома си, а поддържането на две машини не винаги е реалистично. Вместо това отделете място за бюро или маса и някои периферни устройства, които ще се използват само за работа. Например, когато лаптопът ви е свързан с монитора и външната клавиатура, това е работно време. Когато е в скута ви, това е лично време. Може да стигнете дотам, че да създадете отделен потребителски акаунт за работа (или за училище). Правенето на дори малки разграничения между работното и личното време помага на мозъка ви да разбере кога сте извън работното време, а това допринася за по-добър баланс между работата и личния живот.

9. Използвайте отделен телефонен номер

Ако работата ви е свързана с провеждане на старомодни телефонни разговори, създайте телефонен номер, който да използвате само за разговори с колеги и клиенти. Не е задължително това да е стационарен или втори мобилен телефон, нито дори да се изисква SIM карта. Може да бъде VoIP услуга, като Google Voice или Skype.

Подобно на някои от другите съвети, наличието на отделен телефонен номер ви помага да управлявате баланса между работата и личния живот.

10. Използвайте VPN

Използвайте VPN винаги, когато сте свързани към мрежа, която не контролирате. Това включва Wi-Fi в работни места, кафенета, библиотеки, летища, хотели и т.н. Организациите често имат свои собствени VPN мрежи, от които служителите извън офиса се нуждаят, за да получат достъп до определени сървъри или уебсайтове, които съхраняват информация, предназначена само за вътрешна употреба. В тези случаи ще трябва да използвате VPN и у дома. Добра идея е да придобиете навика да оставяте VPN връзката си колкото е възможно по-често, защото винаги е по-безопасно тя да е включена, отколкото да не е.

VPN мрежата е една от мерките за сигурност, които можете да предприемете, за да повишите сигурността си докато работите от вкъщи.

11. Вземане на болнични дни

Когато не сте добре, вземете си отпуск. Ако дните за болест са част от пакета ви за възнаграждение, вземете необходимия отпуск. Да не го вземете е все едно да изхвърлите пари!

Ако сте самостоятелно заети и не получавате платено време за болест, може да е изкушаващо да се справите с болестите и да продължите да работите. Не забравяйте, че за вашето дългосрочно здраве и продуктивност е най-добре да си починете и да се възстановите, за да можете да се върнете на работа с пълен капацитет.

12. Бъдете позитивни

Разчитането на тона в писмените съобщения е наистина трудно в изцяло отдалечени условия. Колкото по-малко време прекарвате с хората, толкова повече едно умишлено кратко съобщение може да изглежда лаконично и краткодушно.

В отдалечени работни среди всеки трябва да бъде позитивен до степен, в която може да се почувства, че сте прекалено позитивни, дори примамливи. В противен случай рискувате да прозвучите като глупак. Това е жалко, но е вярно. Затова приемете възклицателния знак! Намерете любимите си емотикони. Те ще са ви необходими.

13. Не бъдете прекалено строги към себе си или към другите

Успешните дистанционни служители имат репутацията на изключително дисциплинирани. В края на краищата е необходимо сериозно съсредоточаване, за да се върши каквато и да е работа на пълен работен ден от нетрадиционно място.

Въпреки това, всеки понякога си позволява да отклонява вниманието си. Ако в един момент работите, а в следващия проучвате възможностите за наемане на ваканционни къщи, не се порицавайте прекалено строго. Вместо това се запитайте дали хората в офисната среда правят същото нещо. Ако отговорът е „да“, отпуснете се малко и се върнете към работата. Преди всичко не забравяйте, че трябва да балансирате между продуктивността и грижата за себе си. В противен случай рискувате да прегорите.

Преди всичко е нужно да разберете какво най-добре работи за вас. Понякога отговорът е очевиден, а друг път може да се нуждаете от вдъхновение от други дистанционни работници, които са в същата лодка. Съществува подкрепяща общност, независимо дали ще я намерите в канала Slack на вашата организация или онлайн чрез блогове или Twitter. Помислете и за това, че може да се наложи от време на време да разклащате рутината си, за да не стане твърде… рутинна.